プロジェクト管理に潜むドキュメント成果物の大きな課題とは

プロジェクト管理に関する４つの課題

いまIT業界では、プロジェクト管理に関する大きな変化への対策が急務となっています。

プロジェクト管理者やエンジニアの確保が困難になってきており、外部リソースにも頼らなければなりませんが、経験やスキル、能力や性格も異なる人々とプロジェクトチームを組んで、円滑なプロジェクト遂行と約束された品質と成果物を納品するには、さまざまな課題があります。

プロジェクト管理に関する４つの課題

その課題とは

• プロジェクト管理ツール
• プロジェクト管理者
• プロジェクト管理手法
• 契約・取引

です。

問題・課題2プロジェクト管理者の確保

総務省の平成30年度情報通信白書によると「日米のICT投資額のソフトウェアとハードウェア比率」と「日米の受託開発の比率」を確認すると、日米ともにソフトウェア開発の割合が増えており、受託開発は米国よりも日本が割合大きいという結果が出ていることから、日米ともにソフトウェア開発プロジェクトは増加していると考えられます。

その背景からPMOサービスやPMスキルを持つ人材派遣を活用が盛んになってきているが、日本のPMBOK（※.1）や認定スクラムマスターなどの資格取得者数は、海外と比べると大きく差が開いています。

つまり、開発プロジェクト数は増加傾向にあるにもかかわらず、プロジェクト管理者数は増えていないというのが背景的な課題となっています。

これらを解決するには

• プロジェクト管理経験が少ない人材でも、高品質なプロジェクト運営ができること
• プロジェクト管理者が外部委託の場合でも、ルールや基準を遵守したプロジェクト運営ができること
• リモートワークなど異なるワークスタイル同士でも円滑なプロジェクト運営ができること

これらを実現するには共通プラットフォーム化が必要になります。

問題・課題3プロジェクト管理手法の多様化

変化に素早く対応するためにアジャイル・スクラム手法が広まってきていますが、まだ大半のプロジェクト管理はウォーターフォール手法で行われています。

その主な理由は

• 仕組み化しやすい
• 責任・役割を明確化しやすい
• 品質・工程チェックが行いやすい

と思います。

アジャイル手法の場合、プロジェクトに参加する人材やスキルに依存する要素が多いため、不確定要素が不安視されてしまうと考えられています。この不確定要素を仕組みやルールで解決する方法については機会があればお話をさせていただきます。

ここでは現実にアジャイル手法とウォーターフォール手法という複数のプロジェクト管理手法に対応しなければならなくなったという点を課題とします。

問題・課題4契約・取引の多様化

ウォーターフォール手法の利点は、責任・役割を明確化しやすいため、契約範囲を定義しやすいという点です。反対にアジャイル手法は人材やスキルに依存する要素が多く契約範囲を定義しにくいということがあげられます。

ただし、仕組みやルールを確立させ、成果物と品質条件などを定義して契約書に記載すれば不確定要素は限りなく軽減することができます。この課題においても共通プラットフォームが重要なキーワードになります。

共通プラットフォームで解決する

「プロジェクト管理における４つの課題」の重要キーワードとして共通プラットフォームの必要性をあげてまいりました。

プロジェクト管理における共有プラットフォームを考えた場合、プロジェクト管理ツールの統一を行っている組織やチームはあると思いますが、プロジェクト管理ツールは１つの要素であり、「情報の保存や共有」「コミュニケーション」「アクセス権限（セキュリティ）」という全体を指した共通プラットフォームを指しています。

そして契約・取引の課題を解決するにはプロジェクト管理規定のようなガイドラインやルール・基準などの定義も必要になってまいります。

なかなか難しい問題と感じる方もいらっしゃると思いますが、こうした仕組み作りは日本企業・組織の得意分野であることを忘れてはなりません。

まずは当社から共通プラットフォームの例を紹介いたします。

解決ポイント1ドキュメント成果物の取り扱い

プロジェクト運営におけるドキュメント成果物の大きな役割は３つです。

• 円滑なプロジェクト運営を行うための正しい情報伝達手段
• 高品質な成果物を製作するための情報源
• 現在から未来に活用でき、過去にも遡ることができる遺産・知財

この３つの役割だけでも、正しく情報管理しないと問題が発生することが理解いただけると思います。

このドキュメント成果物管理（≒文書情報管理）ツール市場ではリーダー的な存在のHyland社が開発するAlfreco Content Servicesという製品をオススメいたします。

解決ポイント2プロジェクト管理ツールについて

プロジェクト管理ツールは、普及率が高いツールを選択することを推奨いたします。そのツールを利用した経験者が多いためプロジェクトメンバーも集めやすくなり、教育コストや時間も削減することができます。

前述の課題で説明した複数のプロジェクト管理手法にも対応し、プロジェクト管理ツール市場でリーダー的な存在のアトラシアン社が開発するJira Softwareという製品をオススメします。

Jira Softwareのみの場合、アジャイル・スクラム手法にしか対応できないため、ウォーターフォール手法に対応し、MS-Project互換のWBS Gantt-Chart for JiraをJira Softwareに追加してください。

これによる、アジャイル・スクラム手法にもウォーターフォール手法にも対応できるプロジェクト管理ツールが完成いたします。

解決ポイント3外部業者やサプライヤーとの情報共有

最近のプロジェクト運営では、社内関係者だけでなく外部業者、サプライヤーなどプロジェクト関係者は多岐にわたります。

そのためいつ、誰に、誰が、何を、いつまでというように情報共有管理が重要な要素になります。

またプロジェクトが終了したら共有した情報リンクの解除、情報の回収証明なども記録しなければなりません。

そうした機能は文書情報管理ツールには備わっているため、プロジェクト管理ツールと文書情報管理ツールを連携させて利用することは、プロジェクト管理としては必須機能になりつつあります。

この連携には、当社で開発するAlfresco connector for Jiraを利用すると簡単に連携ができるようになります。

これらの３つの解決ポイントから、リックソフト株式会社が提案する共通プラットフォームの概念図はこちらです