Solution
文書情報管理だけではナレッジの共有・継承ができない理由
ナレッジの共有・継承をテーマに文書情報管理だけでは実現できなくなった背景と対応方法を説明します。
なぜナレッジの共有・継承ができないのか？
ISOの文書情報管理の要求事項を満たすことの代表的なメリットのひとつにナレッジの共有・継承というのがありますが、このメリットを達成するにはナレッジの共有・継承という目的をあらためて考える必要があります。代表的な目的を以下に記載します。
代表的なナレッジの共有・継承の目的
- 類似案件への活用
- 後継者へのノウハウやナレッジを継承
- 社員のスキル底上げ
文書情報管理だけでは、この目的を達成することは困難になっています。
その理由と課題は、大きく３つあります。
問題・課題
問題・課題 1多様化した情報の保存先への対応
１つめの課題は、ナレッジの共有や継承を達成するためには文書情報だけでなく、周辺ツールに保存される情報（付属情報）なども必要になってきています。
保存された文章は完成された情報ですので、完成するまでのプロセスや参照した情報などの付属情報は共有されにくいものです。そういった付属情報は、業務に忙しい方々が保有することが傾向として多く、そういった方々に付属情報まで含めて、すべての情報を単一の保存先に登録・保存してもらうというのは大きな負担になり、生産性もよいとはいえません。
付属情報は周辺ツールに保存されます。たとえばSlack、Box、Office365、Salesforceなどに情報が蓄積されるため、主文書と付属情報を連携させる必要があります。
問題・課題２ナレッジとして文書情報を発見する
2つめの課題は、文書情報や付属情報を保存したからといって、その情報がナレッジとして自律的に活用されないという点です。
情報を必要としている利用者が、文書情報を検索して必要な情報にすぐに到達することは至難の業です。経験のありそうな人、情報をもっていそうな人に聞いた情報をもとに検索して探すという行為をしていないでしょうか。リモートワーク中心の働き方になると、そういった行為もしにくくなります。
いろいろな人から同じような質問や相談を受け、同じような返答をすることも問題としてよく聞きます。
そういった問題を解決するには、SECI（セキ）モデルのようなナレッジマネージメントの仕組みの導入が１つの方法です。たとえばスタックオーバーフローのようなナレッジコミュニティのような仕組みを作れば、必要な文書の在処を質問し、返答された情報をもとに文書を発見する。そのやりとりはナレッジとしてデータベースに蓄積されます。蓄積されたナレッジは、すべてのユーザーに対して、同じような問題を抱えるユーザーへの支援になったり、ときには注意喚起してくれたり、ときには新しいビジネスを創出するアイデアになったりします。
過去の事案も検索でき、そこに質問すれば、知りたい情報が発見できる仕組みがあれば、自律的な活用を促すことができます。
問題・課題２文書情報の利活用状況が把握する
３つめの課題は、蓄積されたナレッジや文書の活用状況が把握できないという点です。
活用状況が把握できれば、どのような分野のナレッジを深めていけばよいのかなどナレッジ戦略も計画することができ、情報への利活用の成熟度を測ることもできます。
単一の保存先であればアクセスログを分析して把握することは可能ですが、前述のとおり、保存先は多様化しているため全体を把握することが困難になってきています。
このような課題を解決するにはナレッジマネージメントを入り口にして対象情報へのアクセスを行えば文書やナレッジの利活用状況の把握を支援することができます。
Alfresco（アルフレスコ）で問題を解決！
ナレッジマネージメントと文書情報管理の統合
ここまで述べた３つの課題の解決例をご紹介します。
ナレッジマネージメントには、アトラシアン社が開発提供する「Confluence（コンフルエンス）」と「Questions for Confluence」というアドオンを利用します。これによって、人力検索機能の仕組みを構築します。文書情報管理には「Alfresco Content Services」、ConfluenceとAlfrescoの連携には「Alfresco connector for Confluence」を利用します。
ここまででナレッジマネージメントと文書情報管理との連携が完了します。
つづいて付属情報が登録される周辺ツールとの連携には「Alfresco Federation Services」を利用します。これによってBox、Salesforce、ServiceNow、Office365、SharePoint、SAPなどと連携できるようになります。
文書情報管理として単体システムとして捉えるのではなく、社員のナレッジと企業組織の文書情報の紐付けを行うことで生産性向上だけでなく組織の働き方自体を大きく変えることができます。
質問回答だけではなく関連した質問まで表示される
過去のナレッジは検索キーワードだけで即時提案される
ナレッジへの貢献状況を把握できる
関連コンテンツ
Alfresco Content Services
様々な場所に保存されるデジタル文書情報を統合管理し、戦略的な文書情報管理プラットフォームとして活用できます。
Alfresco Federation Services
60種類以上のアプリケーションやクラウドサービスに保存されたコンテンツを統合管理します。
ナレッジ管理ツール連携｜Alfresco connector for Confluence
文書情報管理に蓄積された文書情報をナレッジや知識、技術を継承するプラットフォームとして利活用させます。
プロジェクト管理ツール連携｜Alfresco connector for Jira
ウォーターフォール型、アジャイル型などのプロジェクトで制作される設計書、仕様書などの各種ドキュメントをプロジェクト情報と紐付けて統合管理。 ITサービスマネージメント分野やビジネス分野にも活用できるため、組織内のさまざまなタスクとドキュメントを連携できます。
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