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電子帳簿保存法に対応するには

電子帳簿保存法(改正)の要件緩和によってシステム化の範囲を決定するのが難しくなった背景と対応方法を説明します。

電子帳簿保存法(改正)に対応するには

電子帳簿保存法とは、電子取引で授受された国税関係帳簿書類の保存方法について定めた法律となります。2022年1月1日に改正され施行予定となっていた「電子取引に関する書類は電子保存の義務化」は、やむを得ない事情があると税務署長が認める等の場合、2年間の猶予がされることとなりました。

この法律は業務工数の削減を含む業務の効率化(生産性の向上)、書類・文書の管理コストの軽減などを目的として定められたものですが、電子データ化された書類の健全性を担保するために「真実性の確保」「可視性の確保」が要求され、それに応じた仕組みを必要になります。


○改正されたポイント

主な改正された内容は以下となります。

改正されたポイント(緩和される事項と規制強化事項)

緩和される事項

税務署長の事前承認制度の廃止
事業者の事務負担を軽減するため、事前承認は不要とされました。
(電子的に作成した国税関係書類を電磁的記録により保存する場合についても同様です。)

電子データの検索要件の緩和
①取引年月日、取引金額、取引先により検索ができること。
②税務職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの要求に対応できるようになっていること。

緩和される事項

訂正・削除履歴への規制
「真実性を確保」するために訂正・削除を行った場合の証跡がとれること。

電子データの紙保存の制限
電子データで授受されたものは紙保存は禁止する。
電子データ保存の義務化。


○3つの影響と必要な仕組み

要件が緩和と規制の強化によって主に3つの影響が発生しています。

  1.  対応範囲の定義
  2.  業務・承認プロセスへの影響
  3.  電子データの保管・保存への影響

電子帳簿保存法では、3つの対象データを定義しています(右図参照)が、『電子取引』部分に注目するとネット上からダウンロードとしか記載されておりません。最近では企業間で利用するコラボレーションツールの導入が増えていたり、電子署名サービスの利用が増えていたりして、あらゆる場所で電子データの受け取りが行われています。

それらをすべての電子データを取りまとめた電子帳簿保存法に対応した仕組みが必要になっています。


問題・課題

問題・課題1多様化した電子取引経路に対応する

改正された電子帳簿保存法の「規制強化される事項」において電子取引部分に大きな影響があります。
「電子取引」とは、注文書や領収書などに記載される取引情報を電磁的方式により授受する取引を指します。国税庁の定義では以下のように記載されています。

法第2条第6号((電子取引の意義))に規定する「電子取引」には、取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引は通信手段を問わずすべて該当するのであるから、例えば、次のような取引も、これに含まれることに留意する。(平17年課総4-5により改正)

  1. いわゆるEDI取引
  2. インターネット等による取引
  3. 電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含む)
  4. インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引

ひと昔前は電子メールでPDFファイルを受け取る手方法が主でしたが、現在ではTeams、Slackなどのチャットツール、BoxやGoogleなどのコラボレーションツール、その他業務ツールや会計ツールなど、顧客や取引会社との書類授受を行う方法が多種多様化したため、統制管理しにくいことが浮き彫りになってきました。それにメールで受け取る手法に関しても暗号化されたZipファイルだったり、WEBからダウンロードする方法だったり、受け渡し方法も多様化しています。

すべての取引先に電子データの受け渡し方法を強制するのは困難となるため、可能な限り自社内で対応する仕組みを検討する必要があります。
その仕組みの実現には、以下のような機能要件が必要になります。

  • 周辺ツールに保存された電子データ情報を収集できること
  • 収集した電子データをルールにもとづいて仕分けしたり、承認ワークフローが実行できること
  • 受け取った電子データに対して、『真実性を確保』するために訂正や削除などの証跡が記録できること

あくまで解決方法の例ではありますが、これらの機能要件を満たすことで電子帳簿保存法への対応も可能になります。


問題・課題2承認プロセスによって妥当性と真実性を確保する

授受した電子データの妥当性を判断するにはワークフローによる確認と承認が効果的です。
授受した電子データの内容確認を目的としたワークフローを流すとともに、電子帳簿保存法に必要な項目情報である「取引先」「取引金額」「取引年月日」などの必要項目に情報を入力します。

Salesforceなどの業務アプリケーションから保存された電子データであれば、「取引先」「取引金額」「取引年月日」などは業務アプリケーション上に保存されているため、その情報をメタデータ(属性データ)として電子データに追加できれば入力の手間も省くことができます。

企業組織として勘定系の電子データについては、ワークフローによって妥当性と真実性を確保しましょう。


問題・課題3多様化した電子取引経路に対応する

改正された電子帳簿保存法の「規制強化される事項」において電子取引部分に大きな影響があります。
「電子取引」とは、注文書や領収書などに記載される取引情報を電磁的方式により授受する取引を指します。国税庁の定義では以下のように記載されています。

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Alfresco Content Servicesによる電子帳簿保存法への適用について

Alfresco Content ServicesにAlfresco Federation Servicesを組み合わせれば、約60種類のアプリケーションに保存される電子データをAlfresco Content Servicesから統合管理できます。実態ファイルをAlfresco Content Servicesに同期したり、実態ファイルは周辺ツール内に保存し、メタデータ(属性)のみを同期することも可能です。

Alfresco Content Services単体でも、電子メールの受信ボックス(IMAP)に保存された電子取引データを抽出して格納することもできるため、電子帳簿保存法への対応に多くの選択肢を持つことができます。

ルール機能による仕分けの自動化やワークフロー実行

Alfresco Content Servicesのフォルダルール機能を活用することで、書類の妥当性や真実性を確保することができます。

たとえば、フォルダに証憑書類のファイルが格納されたら電子帳簿保存法に対応した処理を実行させることができます。

電子メールの振り分けルールを作成するように設定ができるため、ビジネス部門の利用者にも手軽にルール設定を行うことが可能です。

検索要件に対応する柔軟なメタデータ定義

電子帳簿保存法の検索要件により「取引先」「取引金額」「取引年月日」が設定できるだけでなく、法令遵守可能という属性によって書類の有効期限を設定することができます。

有効期限を超過したらアーカイブして検索対象から除外するなどの設定もできるため文書情報ライフサイクル管理にも役立てることができます。

他にも地理情報の属性によって、Google Mapと連携して位置情報と書類を紐付けしたり、スマートフォルダの属性で仮想フォルダを生成したりなど、属性付与によってビジネスの生産性を大きく向上させることが可能になります。

「電子帳簿保存法関係申請書等の様式の制定について」の対応

電子帳簿保存法に関連して国税庁より平成10年5月28日に通達があった「電子帳簿保存法関係申請書等の様式の制定について」において、以下のように定めていました。

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の認証を受けているソフトウェアを利用する保存義務者が、国税関係帳簿について、法第4条第1項の承認を受けようとする場合に、法第6条第1項の規定に基づき所轄税務署長等に提出する申請書の様式は、第2号様式「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書(市販のソフトウェアのうちJIIMAの認証を受けているもの)」とする。

つまり、電子帳簿保存法に適合する電磁的記録による保存等を行う場合、日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が認証するソフトウェアを使う場合は承認するものでした。

令和4年3月31日に国税庁より発行された「電子帳簿保存法関係申請書等の様式の制定について」の廃止について(法令解釈通達)にて、本件は廃止され、電子帳簿保存法の要求事項を満たすのであれば電磁的記録による保存に関する仕組みは企業側に任せるということとなりました。

企業側で電子帳簿保存法への対応解釈を行い、適切な仕組みを導入するには大きな負担となるため、日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が認証するソフトウェアを使うという選択をする。もしくは知識や経験をもつベンダーへ相談することをお勧めいたします。

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