Solution
Alfresco導入事例 - Church Pension Group（CPG）社様
導入事例｜包括的な退職保険、健康保険、生命保険、障害補償およびその他の給付手当をプロテスタント聖公会の聖職者および一般従業員に対し提供するChurch Pension GroupのAlfresco導入事例です。
本事例は、Hyland社の許可により掲載させていただいております。
目次課題事項
Church Pension Group（CPG社）は、プロテスタント聖公会の聖職者および一般従業員に対し、包括的な退職保険、健康保険、生命保険、障害補償およびその他の給付手当を提供しています。5つの異なる企業で構成され、90億ドルを上回る資産を有するCPG社では、作成される文書の数が年々増加しており、現行の文書管理システムであるInterwovenでは、ビジネス要件の変化に柔軟に対応できなくなっていました。
CPG社は、柔軟性と統合性が高く、包括的な記録管理とコラボレーションが可能で、所有コストが抑えられる文書管理システムを必要としていました。このようなシステムであれば、全社向けのコンテンツプラットフォームとして機能します。グループ企業各社から生成される全コンテンツを中央のリポジトリ1か所に保存すれば、コンテンツへの操作性が向上し、管理も容易になります。
また、CPG社はオープンソーステクノロジーの採用を始めており、新たなコンテンツプラットフォームを、Linuxサーバースタックに実装することを希望していました。
解決方法（ソリューション）
CPG社は、多くのオープンソースとプロプライエタリの文書管理システムを評価した上で、Alfresco Enterpriseを選択しました。Alfresco Enterpriseの高い柔軟性、記録管理機能、オープンソースであることが決め手となりました。Alfrescoのエンタープライズレベルでのサポートサービスも決定要因でしたが、これは他のオープンソースソリューションにはないものでした。
オープンソースのツールを選択し、Linuxサーバースタックの利用とライセンスコストの抑制により、CPG社は長期的にITコストを削減できます。CPG社はこれを、Win-Winのシナリオと捉えました。オープンソースであることに加え、Alfrescoのオープンなアーキテクチャおよび文書管理と記録管理の豊富な機能のメリットが得られるからです。
Alfrescoにより、CPG社は文書管理の範囲を拡張し、ユーザーに新たなコラボレーション機能を提供できるようになりました。Alfresco Shareを利用して、従業員がプロジェクトを共有し、協力して取り組むためのコラボレーションポータルを構築しました。このポータルは、カスタマーサービスチームが協力して顧客の質問や課題へ迅速に対応することに貢献しています。
Alfrescoのメタデータを使用することで、各事業部門に文書を特定経路で正確に送信できます。たとえば、文書は、メタデータタグを使用してPDF文書を生成するKofaxを介して取り込まれます。CPG社では、文書が特定経路で適切な事業部に送信されAlfrescoに格納されるように、カスタムバッチユニットを構築しており、設定された条件に基づいて、文書の適切なワークフローが開始します。CPG社は、Alfresco Shareのカスタムプロファイルを使用して、文書の検索とナビゲーションが簡単に実施できるよう、文書からのデータと情報を正しくタグ付けし、分類します。
また、CMIS標準を利用して、AlfrescoをOracleの既存Siebel CRMシステムとも統合しました。CPG社のユーザーは、Oracle内のポリシー、給付手当変更またはオープンエンロールメント関連文書など、どの顧客文書にも素早く簡単にアクセスし、その文書を表示できます。
実装中および利用開始の初年度は、CPG社とAlfresco Support Servicesは緊密に連携し、アプリケーション開発に関するあらゆる疑問に対処しました。Alfresco Supportの迅速な対応と素早い問題解決に、CPG社は感心しました。
Alfrescoのサポートチームは、Alfrescoが適切に利用されるようCPGと協力したのです。また、CPG社のITチームはAlfrescoの研修セミナーに参加しました。このセミナーに参加することはきわめて有益で、記録管理などの重要なテーマについて実践的な研修を受けることができました。
成果事項
InterwovenからAlfrescoへ移行することで、CPG社は会社の全文書を1つのリポジトリで簡単に操作および管理することが可能。
CPG社の現在の文書リポジトリは300GBを超え、200万件を超える大量の文書を格納。2012年には文書数が300万件を超えるまでに増加すると予測。
オープンソーステクノロジーのメリットを活用し、Linuxサーバースタック上にAlfrescoを実装することが可能。
現在CPG社には高可用性のコンテンツプラットフォームがあり、もはやシステムダウンタイムが発生することはない。ユーザーは必要なときコンテンツに容易にアクセスでき、利用可能。
現在CPG社は迅速なアジャイル開発環境を保有するようになり、それによってビジネスニーズの変化に素早く対応可能。
次のステップ
CPG社は、Alfrescoとともに成長することを表明しており、Alfresco Records Management（RM）の機能を展開中です。Alfresco RM内で定義されたメタデータを使用すれば、CPG社はライフサイクル全体を通して文書の管理に有効な保存ポリシーとワークフローを作成できるようになります。
CPG社は監査ログ全体にアクセスし、レコードマネージャによって各レコードの操作者、操作日時および操作内容を追跡できるようになります。
「CPG社は、90億ドルを超える資産を管理し、結果として多数の顧客文書を作成します。当社のビジネスには、安全で柔軟性があり、他のシステムと統合可能なコンテンツプラットフォームを保有することが不可欠です。Alfrescoのコンテンツプラットフォームにより、当社のすべてのコンテンツを管理できる最新のアーキテクチャを利用できますし、ビジネスの変化や規制の変更にも簡単に適応できます。加えて、Alfrescoのサポートも最高で、当社の成功を全力で支えてくれています。」
－Andrew Sosa氏（Church Pension Groupコンテンツソリューション部長）
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