Alfresco Governance Services

業界の規制や法的規制の厳格化に伴い、企業は多様な書類や情報ファイルを会社の記録情報（レコード）として安全に保管し、特定の手順や破棄ルールに従ってそれらを管理することを求められています。

Alfresco Governance Servicesとは、米国の国防総省が定めた電磁的記録管理ソフトウェアの機能要件『DoD5015.2』に準拠します。電子帳簿保存法だけでなく、さまざまな法的規制・業界規制が求める電磁的記録の証拠能力を維持しながら文書情報ライフサイクル管理なども行うことができます。

この機能によって、ISO 15489、ISO 16175、FOIA、米国DoD 5015.02 CH2／CH3、EgovG、MoReqなどの世界標準となっているレコードマネジメント／コンプライアンス規格に適合し、eDiscovery（電子証拠開示手続）への対応も可能になります。

^{※Alfresco Governance Services（AGS）の利用にはAlfresco Content Services（ACS）が必要になります。}

^{※機能によってはAlfresco Content Services（ACS）のEnterprise Editionとの組み合わせが必要になります。}

特徴１

対象ファイルを定義し計画を設定する（ファイル計画）

ファイル計画（ファイルプラン）とは、フォルダ、ファイル、レコード、カテゴリ、保存スケジュールなどをひとまとめにしたコンテナのようなものです。

ファイル計画（ファイルプラン）はレコード管理の基本構造であり、この構造化によって同様の特性を持つレコードを分類およびグループ化できます。

保管スケジュールでは、以下のように定義できます。

Cut off (カットオフ)
保管スケジュールの最初のステップです。 レコードがカットオフされると、レコード保管期間がトリガーされます。カットオフされたフォルダにレコードを追加することはできません。

Retain (保管)
選択した期間またはイベントが終了するまで次の保管ステップを遅らせる「プレースホルダー」ステップの代替の最初のステップです。

Transfer (転送)
レコードは、ある場所から別の場所に転送されます。 これは、電子記録と非電子記録の両方に適用でき、たとえば、組織からアーカイブに記録を転送するときに使用されます。

Accession (受諾)
通常、組織間の特定の法的および物理的な記録の転送を伴う高度な形式の転送。

Destroy (破棄)
電子記録はレコードマネージメントシステムから削除・破棄されます。非電子記録については破棄する必要があります。