エンタープライズコンテンツ管理において、大量の文書を効率的に管理するには、メタデータ（属性）の付与は不可欠です。
適切なメタデータを付与することによって、文書の検索性を向上させることができます。
Alfrescoでは、必要な属性を含んだビジネス文書タイプをテンプレート化しておくことや、業務で頻繁に使用する属性をあらかじめ用意しておいて適宜文書に付加するなど、細やかな設定が可能です。
日々増え続ける文書の中から、いかに早く必要なナレッジにたどり着けるかは、文書管理の重要な要素です。
Alfrescoでは、任意のタグを付与することもできますが、管理者があらかじめ用意したタグから選んでタグ付けする運用にすることもできます。
また、Alfresco Intelligence Servicesと組み合わせて自動タグ付けすることもできます。
文書の検索結果一覧からさらに絞り込んで検索したいと思うことはよくあります。
Alfrescoでは、フィルター機能を使って検索結果からの絞り込みが容易におこなえます。
検索にヒットした文書が多すぎて、なかなか目的の文書を見つけられないという不満は解消され、無駄な時間も発生しません。
文書の履歴管理をすることは、法令遵守する文書を管理するうえでも必須の要件です。
S/WやH/Wの設計書などをリリースバージョンに合わせて管理する場合にも重要です。
Alfrescoでは、すべてのコンテンツのバージョン管理ができます。
更新内容が分かるようにコメントを付けたり、必要に応じて過去のバージョンにロールバックさせることもできます。
頻繁に使用する検索は条件を保存しておくことで、チーム内で共有でき、業務の効率化につながります。
Alfrescoのスマートフォルダーは、あらかじめ検索条件を設定しておくだけで、通常のフォルダーと同じ操作で目的の文書を表示できます。
物理的なフォルダー構造にとらわれず、動的なフォルダーツリーを実現できます。
大量の文書を管理するシステムでは、運用方法についてさまざまな取り決めが必要であり、その内容も多岐にわたります。
運用コストを削減し、効率的に運用する方法を検討しなければなりません。
Alfrescoでは、パターン化された運用をルールとして定義しておくことで、自動的に文書を操作することができます。
文書管理では、稟議書、契約書、申請書など承認が必要な文書を保存することが多く存在します。
文書の公開前にワークフロー上で承認を得ると言うプロセスが必要な場面が多いです。
Alfrescoでは、ビジネス上で必要となる基本的なプロセスが備わっているため、すぐに利用できます。
承認済みのプロセスは履歴として残り、管理することもできます。
また、Alfresco Process Servicesと連携させることで簡易なものから複雑なものまであらゆるビジネスシーンに沿ったプロセスを柔軟に作成することができます。
文書が一元管理されるに従って、文書管理システムを利用するユーザーも増えます。
利用ユーザー数が増えると、フォルダー作成時や文書アップロード時の取り決めも必要になります。
Alfrescoのテンプレート機能を使用すると、フォルダー名の規則化、サブフォルダー構成の統一化、文書フォーマットの共通化を図ることができます。
いつどこにいても必要な情報にアクセスできる環境が求められる世の中となってきました。
デスクワークの効率化が追求されています。
どこからでもセキュアな環境で情報にアクセスし、スピーディに対応することがビジネスの成功につながります。
Alfrescoは、お使いのスマートフォンやタブレットからも接続することができます。
エンタープライズコンテンツ管理において、オフィス文書は常に存在するものです。
そのオフィス文書をツール上から直接チェックイン/チェックアウトできるとますます業務の効率化につながります。
Alfrescoでは、WORD, EXCEL, Power Pointなどのオフィス文書を意識することなく直接開き、編集・保存（バージョンを上げて公開）することができます。
Alfrescoでは、プロジェクトや部署ごとに「サイト」を立ち上げて、文書管理をすることができます。
チーム内で効率よく情報を共有し、生産性を向上させる手段として「ダッシュボード」があります。
ダッシュボードには「共通のダッシュボード」と「個人のダッシュボード」の2種類があります。
サイトの一覧、アクティビティ、ファイル、タスクなどのダッシュレットを組み合わせて自由にカスタマイズできます。
用途や好みに応じて使いやすいダッシュボードを作ることで、いち早く情報を把握し、生産性を向上させることができます。
エンタープライズレベルのコンテンツ管理では、ユーザー数も多いため、サイトのメンバーの入れ替わりも頻繁に発生します。
機密文書や重要文書を管理しているサイトの場合は、そのサイトへのアクセス権を管理することは必須であり、且つ運用も容易であることが求められます。
Alfrescoでは、サイトごとに公開レベルを設定できるとともに、サイトへのユーザー追加・削除、アクセス範囲の設定もスムーズにおこなえます。
